Find svaret på alle dine juridiske spørgsmål
Juridisk
Privatliv og databeskyttelse
Vi sætter pris på beskyttelsen af vores brugere og deres data. For alt data, privatliv eller samtykke relateret - se herunder.
Til firmaer
Til medarbejdere
General Data Protection Regulation (GDPR)
Howdy håndterer personfølsomme data
Vi har siden vores start været godkendt af Datatilsynet til behandling af personfølsomme data, og vores juridiske dokumenter er opdateret, så de lever op til kravene i GDPR - den nye fælles europæiske persondataforordning - der trådte i kraft d. 25. maj 2018.
På denne side har vi samlet alle vores juridiske- og sikkerhedsdokumenter, så I nemt kan orientere jer i de mange dokumenter, der understøtter hele vores databehandling.
Det juridiske set-up
Når en kunde (virksomhed, myndighed eller lignende) har indgået en aftale med Worklife Barometer kan deres medarbejdere informeres og tilbydes at anvende løsningen. For at kunne kontakte medarbejderne - og senere foretage rapportering på relevante organisatoriske enheder til kunden - modtager vi stamdata (medarbejdernavn, virksomhedskontaktinfo, organisatoriske forhold) fra kunden.
Kunden er i denne henseende dataansvarlig (i sin rolle som arbejdsgiver) og Worklife Barometer er databehandler for medarbejderstamdata. I databehandleraftalen instrueres Worklife Barometer af Kunden (dataansvarlig) om at rette henvendelse til virksomhedens medarbejdere med henblik på at tilbyde tilmelding til Howdy-løsningen.
Medarbejderen informeres om, at de, med deres samtykke, tilmelder de sig som bruger af Howdy-løsningen, hvor Worklife Barometer er dataansvarlig for de indsamlinger af følsomme oplysninger og øvrige behandlinger, der sker i løsningen, herunder videregivelse af oplysninger til psykologberedskab, anonymiseret rapportering mv.
Dette set-up sikrer ”anonymiseringshensynet”: At arbejdsgiver hverken får indsigt i de følsomme persondata eller nærmere viden om, hvilke medarbejdere der konkret tilmelder sig, og hvem der ikke gør.
Kunden er fortsat dataansvarlig for stamdata, så vi kan modtage relevant ajourføring ved fx medarbejderes til- og afgang. Modtagelsen af sådanne informationer har betydning for vores adgang til at kontakte medarbejdere og brugere.
Informationssikkerhedspolitik
Hensigten med sikkerhedspolitikken er at tilkendegive over for alle medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere, at anvendelse af informationer og informationssystemer er underkastet standarder og retningslinjer. Det bemærkes i særdeleshed, at Worklife Barometers kerneprodukt Howdy er underlagt de strengeste krav fra Datatilsynet, da der foregår behandling af personfølsomme data.
Worklife Barometers informationssikkerhedspolitik er beskrevet her.
Tekniske sikkerhedsbeskrivelser
Vores tekniske factsheet adresserer de mest almindelige sikkerheds- og databeskyttelsesspørgsmål, samt "compliance" standarder, backup procedurer og adgangsniveauer til data.
Worklife Barometers tekniske factsheet findes her.
Privatlivspolitik
Worklife Barometers privatlivspolitik er kort forklaret herunder.
Kunden (arbejdsgiver) bliver informeret om politikken ved bestilling af Howdy. Den indgår som en juridisk forpligtelse for os i leveranceaftalen.
Derudover bliver brugeren informeret om politikken i forbindelse med tilmelding. Dette sker når brugeren giver sit udtrykkelige samtykke, da vores oplysningsforpligtelser efter GDPR afløftes i politikken.
Overordnet set forklares i politikken:
- At Worklife Barometer overholder de til enhver tid gældende regler for behandling af personoplysninger, herunder Persondataforordningen og den supplerende danske databeskyttelseslov.
- At kunden overlader personoplysninger på de medarbejdere, som tilbydes at oprette sig som brugere i Howdy-løsningen til Worklife Barometer, der i dette forhold til Kunden er databehandler, idet Kunden er dataansvarlig for udlevering af de personoplysninger, som Worklife Barometer skal kontakte medarbejderne ud fra. Som bilag til aftalen til kunden vedlægges en databehandleraftale, som indgås samtidig med parternes underskrift af aftalen. Enhver behandling af persondata mellem parterne sker efter vilkårene i databehandleraftalen.
- Worklife Barometer er dataansvarlig overfor medarbejderne, der efter samtykke tager Howdy i brug og den deraf afledte behandling af persondata. Når medarbejderen bruger Howdy, indsamles og behandles således personhenførbare oplysninger om bl.a. medarbejdernes trivsel og helbredsoplysninger.
- Det betyder også, at Worklife Barometer er dataansvarlig for alt persondata, som indsamles gennem Howdy, så arbejdsgiver netop ikke med instruks kan kræve adgang til det.
- Worklife Barometer deler statiske data på ikke-personhenførbart niveau med kunden og eventuelle samarbejdspartnere, såfremt dette er specifikt valgt til af kunden.
- De indsamlede oplysninger kan blive videregivet til og behandlet af vores beredskab, når dette er påkrævet for at kunne yde den relevante behandling omfattet af kundeaftalen. Beredskabet vil i den henseende være databehandler for Worklife Barometer, med mindre beredskabet har en pligt til fx journalføring mv af oplysninger om behandlede medarbejdere.
- Medarbejderen afgiver udtrykkeligt samtykke til at få sine oplysninger behandlet til disse formål og ved de tekniske hjælpemidler, der er fastlagt af Worklife Barometer. Kunden har derfor ikke ret til at få adgang til medarbejdernes personoplysninger hos os.
- Når en medarbejder anvender Howdy, indsamles og opbevares personoplysninger, hvorfor medarbejderen skal underskrive eller på elektronisk vis acceptere den vedlagte samtykkeerklæring og give sit udtrykkelige samtykke til Worklife Barometers behandling af Medarbejderens data.
Medarbejderen skal derudover acceptere vores Privatlivspolitik og vilkår. Privatlivspolitik og vilkår indeholder bl.a. de oplysninger, som Worklife Barometer er forpligtet til at oplyse medarbejderne efter persondataforordningens artikel 13.