version 3.0

Privatlivspolitik

Når du bruger Howdy ApS (herefter ”vi”, ”os” eller ”vores”) tjenester gennem teknologiplatformen Howdy (”Howdy”), behandler vi personoplysninger om dig.

I denne privatlivspolitik gennemgås det, hvordan dine personoplysninger behandles.

1. Dataansvarlig

Vi er dataansvarlige og behandler dine personoplysninger som beskrevet i det følgende.

Vores kontaktoplysninger:

Howdy ApS
Njalsgade 76,
2300 København S
CVR: 35395539
Telefonnr.: +45 888 777 00
Email: gdpr@howdy.care
Hjemmeside: www.howdy.care

2. Behandling af personoplysninger

Overblik over behandlingsaktiviteter og behandlede personoplysninger.

Tilmelding til Howdy indtil du giver samtykke

Formål

At melde dig til Howdy og på den måde levere tjenesteydelser i henhold til vores aftale med din arbejdsgiver. At sende dig invitationer om at tilmelde dig gennem påmindelsessystemet.

Personoplysninger

  • Navn (for- og efternavn)
  • Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse og mobilnummer)
  • Din arbejdsgiver
  • Din rolle (leder eller medarbejder)
  • Din stillingsbetegnelse
  • Sundhedsordningen, du er dækket af gennem din arbejdsgiver
  • Oplysninger om din placering i organisationen (herunder filial, afdeling, enhed, arbejdssted og leder)
  • Filialens registreringsnummer
  • Din ansættelsesdato
  • Din fødselsdato
  • Dit postnummer og din by
  • Dit køn

Kilde

Oplysningerne kommer fra din arbejdsgiver, der også sender os jævnlige opdateringer.

Retsgrundlag

GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at levere tjenesteydelser til din arbejdsgiver i henhold til vores aftale med dem. Det gør vi ved at sende dig spørgeskemaer med dit samtykke og om nødvendigt sætte dig i kontakt med beredskabet samt sende trivselsdata til din arbejdsgiver og generel statistik for at forbedre vores tjenester.

Datalagring

Se kapitel 3.

Behandling af dine svar i Howdy

Formål

At vurdere din trivsel og tage stilling til, om beredskabet skal iværksættes.

Personoplysninger

Almindelige personoplysninger:

  • Kodeord
  • En kopi af dit samtykke til tilmelding til og brug af Howdy
  • Foretrukken kommunikationsform
  • Tidspunktet for dit sidst besvarede eller delvist besvarede spørgeskema i modulerne Howdy Wellbeing og Howdy Body
  • Dine svar på spørgsmål i modulet Howdy Wellbeing
  • Dine tilsendte påmindelser
  • Navn (for- og efternavn)
  • Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse og mobilnummer)

Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger:

  • Dine svar på spørgsmål i modulet Howdy Body
  • Udviklingen af din trivsel og smerte med tiden, altså udviklingen i den score, du får for at besvare spørgsmål i Howdy
  • Scorerne, der vedrører din trivsel (genereret via profilering på baggrund af dine svar i Howdy). Hver gang du afgiver svar i Howdy Wellbeing, får du en score (grøn, gul eller rød samt et tal på en skala fra 1 til 100). I Howdy Body får du en score på baggrund af dit oplevede smerteniveau bestemte steder på en skala fra 1 til 10

Kilde

Personoplysningerne om dine svar og din trivsel kommer direkte fra dig, når du besvarer spørgsmål i Howdy.

Retsgrundlag

Dit udtrykkelige samtykke til behandling af almindelige personoplysninger (GDPR, artikel 6 (1) (a)) og særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))

Det gør vi ved at sende dig spørgeskemaer og om nødvendigt sætte dig i kontakt beredskabet samt sende trivselsdata til din arbejdsgiver og anvende generel statistik for at forbedre vores tjenester.

Datalagring

Se kapitel 3.

Arbejdsgiverstillede feedbackspørgsmål (ikke helbredsrelaterede)

Formål

Hvis din arbejdsgiver har valgt at tilføje det specifikke Howdy-modul, hvor din arbejdsgiver kan stille konkrete feedbackspørgsmål, behandles dine personoplysninger med henblik på at vurdere dine svar på spørgsmålene og give din arbejdsgiver statistik.

Personoplysninger

  • Dine svar på de spørgsmål, din arbejdsgiver har stillet.
  • Tidspunktet for dit sidst besvarede eller delvist besvarede spørgeskema udformet af din arbejdsgiver
  • Dine tilsendte påmindelser om at besvare spørgsmål
  • Navn (for- og efternavn)
  • Kontaktoplysninger (arbejds-e-mailadresse og mobilnummer)
  • Foretrukken kommunikationsform

Kilde

Personoplysningerne kommer direkte fra dig, når du besvarer spørgsmål i Howdy.

Retsgrundlag

Dit samtykke til behandling af almindelige personoplysninger (GDPR, artikel 6 (1) (a))

Datalagring

Se kapitel 3.

Forbindelse med beredskabet

Formål

Visse moduler i Howdy omfatter desuden et proaktivt beredskab, der kontakter dig med henblik på at rådgive dig om, hvordan du kan søge hjælp, hvis du på baggrund af dine svar i Howdy anses for at have dårlig trivsel, oplever smerte, eller der af anden årsag er grundlag for, at du bliver kontaktet af beredskabet.

Det er frivilligt, om du vil interagere med og videregive oplysninger til beredskabet.

Personoplysninger

Almindelige personoplysninger:

  • Navn
  • Kontaktoplysninger

Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger:

  • Dine svar i Howdy samt besvarelsesdatoer
  • Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger (oplysninger om din mentale trivsel, fysiske smerte mm. samt udviklingen på disse områder udledt på baggrund af dine svar eller indberettet af dig i dine svar)
  • Beredskabets sagsakter, der udarbejdes under samtaler med dig, bl.a. om foranstaltninger og aftaler med dig om opfølgning
  • Årsagskoder noteret af beredskabet på baggrund af samtale med dig
  • Dato og klokkeslæt for dine samtaler med beredskabet samt navnet på den person, du har været i kontakt med

Kilde

Personoplysningerne kommer direkte fra dig, når du besvarer spørgsmål i Howdy eller interagerer med beredskabet.

Retsgrundlag

Dit udtrykkelige samtykke til behandling af almindelige personoplysninger (GDPR, artikel 6 (1) (a)) og særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))

Hvis du bor i Region Asia Pacific, har din arbejdsgiver valgt, at beredskabet skal varetages af Human Dynamic Asia Pasific Ltd (Reg. No: 16748242). Howdy ApS har sikret lovligt overførselsgrundlag ved indgåelse af aftale “Standard Contractual Clauses” med Human Dynamics samt indgåelse af behørig Databehandleraftale.

Hvis du for i de Forenede Stater (USA), vær opmærksom på at vores services ikke er dækket af the United States Health Insurance Portability and Accountability Act.

Datalagring

Se kapitel 3.

Videregivelse af statistik til din arbejdsgiver

Formål

At videregive anonym statistik til din arbejdsgiver.

Statistik bygger på dine personlige oplysninger, men altid anonymt, således at den ikke kan føres tilbage til dig. Det betyder, at statistik aldrig omfatter kategorier, der gør det muligt at udlede, hvem der tilhører pågældende kategori. Det vil heller ikke kunne ses ud fra statistikken, om du er tilmeldt programmet eller ej, eller om du har eller har haft sager med beredskabet eller ej.

Personoplysninger

Almindelige personoplysninger:

  • Dine svar på spørgsmål i modulerne Howdy Wellbeing og Howdy Feedback
  • Din arbejdsgiver
  • Din placering i organisationen
  • Filialens registreringsnummer
  • Din rolle (leder eller medarbejder)
  • Din alder
  • Din anciennitet
  • Dit køn
  • Dit postnummer og din by

Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger:

  • Dine svar på spørgsmål i modulet Howdy Body
  • Scorerne, der vedrører din trivsel (genereret via profilering på baggrund af dine svar i Howdy)
  • Sager og årsagskoder

Kilde

Personoplysningerne om dine svar og din trivsel kommer direkte fra dig, når du besvarer spørgsmål i Howdy eller interagerer med beredskabet.

Retsgrundlag

GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at levere anonym statistik til din arbejdsgiver i henhold til vores aftale.
Dit samtykke til behandling af særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))

Datalagring

Se kapitel 3.

Forbedring og udvikling af Howdy

Formål

Personoplysninger bruges til at generere anonym statistik for at forbedre vores tjenester, udvikle nye relevante tjenester samt sikre, at vi leverer den bedst mulige tjeneste til dig, dine kolleger og vores andre kunders medarbejdere.

Personoplysninger

Almindelige personoplysninger:

  • Dine svar på spørgsmål i modulerne Howdy Wellbeing og Howdy Feedback
  • Din arbejdsgiver
  • Din placering i organisationen
  • Filialens registreringsnummer
  • Din rolle (leder eller medarbejder)
  • Din alder
  • Din anciennitet
  • Dit køn
  • Dit postnummer og din by

Særlige kategorier af personoplysninger i form af sundhedsoplysninger:

  • Dine svar på spørgsmål i modulet Howdy Body
  • Scorerne, der vedrører din trivsel (genereret via profilering på baggrund af dine svar i Howdy)
  • Sager og årsagskoder

Kilde

Personoplysningerne om dine svar og din trivsel kommer direkte fra dig, når du besvarer spørgsmål i Howdy eller interagerer med beredskabet.

Retsgrundlag

GDPR, artikel 6 (1) (f). Vores legitime interesse er at forbedre og udvikle vores tjenester.
Dit samtykke til behandling af særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9 (2) (a))

Datalagring

Se kapitel 3.

Sikkerhed og support

Formål

At sikre sikkerheden og overvåge aktiviteten på platformen samt fejl, indtrængen mm.

At håndtere sager for dig på dine vegne.

Personoplysninger

Brugeradfærd, herunder:

  • IP-adresser
  • Unik bruger-ID
  • Påbegyndelse og færdiggørelse af besvarelse af spørgsmål
  • Oprettelse af sag med beredskabet (dato)
  • Login-forespørgsel (dato)
  • Tilmelding (dato)
  • Tilsendte påmindelser (dato)
  • Systemfejl under brug af systemet
  • Andre angivne oplysninger i håndteringen af en support-case

Kilde

Direkte fra dig, når du bruger Howdy

Retsgrundlag

Vores legitime interesse er at sikre, at systemerne fungerer sikkert (GDPR, artikel 6 (1) (f))

Datalagring

See chapter 3.

Vi anvender profilering

Vi bruger profilering for at levere de forskellige tjenester i Howdy. Profilering udføres automatisk via en gennemgang af dine svar og tildelte point. Om muligt bruger vi en bagvedliggende faglig referenceramme som WHO-5 til at måle trivsel og beregne en trivselsscore.

Hvis profileringen af dine svar viser et behov for kontakt, laver vores beredskab en individuel og konkret evaluering af dine oplysninger og vurderer på den baggrund, om der er behov for sundhedsfaglig rådgivning.

Vores beredskab laver selv evalueringen af de oplysninger, du giver os, og udarbejder ud fra oplysningerne årsagskoder og sagsakter, der gemmes i vores database.

Vi er nødt til at bruge profilering for at kunne give dig det fulde udbytte af Howdy.

3. Opbevaring af data

Som udgangspunkt slettes dine oplysninger, når din arbejdsgiver fjerner dig, eller når samarbejdet mellem din arbejdsgiver og os er slut (hvad end der kommer først).

Når du tilbagekalder dit samtykke, anonymiserer vi dine svar og sager, således at de ikke kan føres tilbage til dig, men kan bruges til statistik. Vi sletter dog sagsakter fra din interaktion med beredskabet.

Data i sikkerhedsloggen slettes 60 dage efter oprettelse.

Support-cases slettes, et år efter din arbejdsgiver fjerner dig, eller, et år efter samarbejdet mellem din arbejdsgiver og os er slut (hvad end der kommer først).

4. Modtagere

Vi deler ikke dine personoplysninger med andre.

Statistikoplysninger delt med din arbejdsgiver

Din arbejdsgiver kan vælge, om de vil modtage statistik. Hvis de vælger at modtage statistik, kan de gennem Howdy indstille, hvordan de vil have den inddelt. Vi lægger stor vægt på, at din arbejdsgiver ikke kan identificere personen bag en trivselsrapport.

Databehandlere

Vi anvender databehandlere, der gemmer og behandler personoplysninger på vores vegne i henhold til denne privatlivspolitik og gældende lovgivning. Disse databehandlere følger de instrukser, som vi har givet dem.

Beredskabet varetages i de fleste tilfælde vores personale. I visse tilfælde kan beredskabet imidlertid varetages af en af vores samarbejdspartnere, der fungerer som databehandler på vores vegne og i henhold til vores instrukser.

5. Overførsel af data til tredjelande

Howdy hostes på servere placeret i EU/EØS, og dine personoplysninger behandles derfor som udgangspunkt i EU/EØS.

I sjældne tilfælde kan vi dog videregive visse af dine personoplysninger til tredjelande uden for EU/EØS. I disse tilfælde sørger vi altid for, at der er indsat passende beskyttelsesforanstaltninger, f.eks. ved at bruge standardkontraktbestemmelser vedtaget og offentliggjort af Europa-Kommissionen.

Du har ret til en kopi af disse kontraktbestemmelser og beskyttelsesforanstaltninger. Se, hvordan du udøver denne ret, i kapitel 6.

6. Dine rettigheder

For at udøve dine rettigheder, som er specificeret i det følgende, skal du kontakte os med de kontaktoplysninger, der står i kapitel 1. Dine rettigheder er ikke absolutte og kan skulle afvejes med andres rettigheder samt rettigheder betinget af lovmæssige undtagelser.

Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har ret til når som helst at få adgang til dine personlysninger. Du kan således anmode om:

  • Vores hjemmel til behandlingen
  • Kategorierne af behandlede personoplysninger
  • Modtagere eller kategorier af modtagere, som vi videregiver dine personoplysninger til
  • Tidsrummet, vi gemmer dine personoplysninger i
  • Kilden bag personoplysningerne
  • Om vi profilerer personoplysningerne
  • Kontraktbestemmelser eller beskyttelsesforanstaltninger for vores videregivelse af personoplysninger til tredjelande
  • En kopi af dine personoplysninger

Du kan have ret til dataportabilitet

Du kan være berettiget til dataportabilitet og altså til at kunne modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Dette gælder kun, hvis følgende kriterier er opfyldt: i) hjemlen for vores behandling er dit samtykke eller vores kontrakt med dig, ii) behandlingen er automatisk, og iii) oplysningerne er afgivet af dig om dig.

Du har ret til at få ukorrekte personlysninger rettet

Hvis du mener, at de personoplysninger om dig, vi behandler, er ukorrekte eller ufuldstændige, har du ret til at få dem rettet.

Du har ret til at anmode om at få personoplysninger slettet

Når du ikke længere ønsker, at vi skal behandle dine personoplysninger, har du ret til at bede os om at slette dine personoplysninger.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod, at vi behandler dine personoplysninger. Denne rettighed gælder kun, såfremt vores retsgrundlag for behandlingen kommer fra vores legitime interesser eller hensyn til almenvellet. Hvis vi ikke kan påvise legitime og vægtige grunde til at fortsætte behandlingen, sørger vi for at den pågældende behandling af dine personoplysninger stopper.

Du har ret til at anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger

Under visse omstændigheder har du ret til begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

Du har ret til at tilbagekalde dit samtykke

Når behandlingen af dine personoplysninger finder sted på baggrund af dit samtykke, har du når som helst ret til at tilbagetrække dit samtykke. Det kan du gøre i appen eller ved at sende en e-mail til opt-out@howdy.care. Tilbagekaldelse af samtykket bevirker, at vi ikke længe kan levere vores tjenester til dig. En tilbagekaldelse påvirker imidlertid ikke lovligheden af den behandling af dine personoplysninger, der er udført inden tilbagekaldelsen.

Du har ret til at klage til en myndighed

Hvis du agter at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også ret til at kontakte en myndighed. Datatilsynets kontaktoplysninger er som følger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefonnummer: +45 33193200
Email: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

7. Ændringer i privatlivspolitikken

Denne privatlivspolitik gennemgås løbende med henblik på at sikre, at den er opdateret. Vi forbeholder os derfor retten til at ændre privatlivspolitikken når som helst. Vi giver dig besked om væsentlige ændringer gennem appen. Den gældende privatlivspolitik er altid tilgængelig i Howdy.

Privatlivspolitikken blev senest ændret i januar 2021, og denne erstatter tidligere versioner.