En-til-en samtaler mellem ledere og medarbejdere er en hjørnesten i effektiv ledelse. Disse møder fremmer åben kommunikation, opbygger tillid og øger medarbejderengagementet. Med afsæt i bedste praksis og evidensbaserede strategier er her en omfattende guide til at gennemføre succesfulde en-til-en samtaler.
Opbyg en regelmæssig kadence
Hvorfor det er vigtigt:
Konsistens er nøglen til at opbygge tillid og opretholde åbne kommunikationslinjer. Regelmæssige planlagte møder sikrer, at begge parter har en dedikeret tid til at diskutere igangværende problemer, resultater og fremtidige mål.
Bedste praksis:
- Planlæg en-til-en samtaler ugentligt eller hver anden uge, afhængigt af teamets behov, størrelse og arbejdets karakter – om det er personligt, remote eller walk-and-talk.
- Overhold tidsplanen så vidt muligt for at demonstrere engagement og pålidelighed.
- Brug kalenderinvitationer for at undgå aflysninger i sidste øjeblik.
Skab et behageligt miljø
Hvorfor det er vigtigt:
En afslappet atmosfære fremmer åben dialog og ærlig feedback. Medarbejdere er mere tilbøjelige til at dele deres tanker og bekymringer, hvis de føler sig tilpas.
Bedste praksis:
- Vælg et privat, stille sted til møderne for at undgå afbrydelser.
- Undgå møder ved dit skrivebord, selvom du har dit eget kontor. Det er din komfortzone, ikke din medarbejders.
- Start med small talk eller tjek ind på medarbejderens trivsel for at glide ind i samtalen. Brug gerne guiden Opbygning af en sund arbejdsplads: Sådan taler du med dine medarbejdere om trivsel hvis det er nødvendigt.
- Overvej virtuelle muligheder, hvis fjernarbejde er udbredt, og sørg for en stabil internetforbindelse, plads til at have en fortrolig samtale og minimal baggrundsstøj.
Forbered og sæt en dagsorden
Hvorfor det er vigtigt:
Forberedelse viser respekt for din medarbejders tid og sikrer, at samtalen er fokuseret og produktiv. En dagsorden giver struktur og hjælper med at dække alle vigtige emner.
Bedste praksis:
- Opfordr medarbejderne til at dele emner, de ønsker at diskutere, på forhånd.
- Inkluder både taktiske (projektopdateringer, opgavefremskridt) og strategiske (karrieremål, personlig udvikling) punkter.
- Afsæt tid til, at begge parter kan rejse spontane emner.
Fokus på aktiv lytning
Hvorfor det er vigtigt:
Aktiv lytning opbygger tillid og viser medarbejderne, at deres meninger og følelser bliver værdsat. Det hjælper også med at forstå problemerne præcist og yde passende støtte.Se vores Guide til effektive en-til-en samtaler for ledere for mere indsigt.
Bedste praksis:
- Oprethold øjenkontakt og nik for at vise engagement.
- Undgå at afbryde; lad medarbejderen færdiggøre sine tanker, før du svarer.
- Brug parafrasering og opsummering for at bekræfte forståelsen.
- Stil åbne spørgsmål for at fremme en dybere diskussion.
Giv konstruktiv feedback
Hvorfor det er vigtigt:
Konstruktiv feedback er afgørende for vækst og forbedring. Det hjælper medarbejdere med at forstå deres styrker og udviklingsområder, hvilket fremmer kontinuerlig læring.
Bedste praksis:
Brug SBI-modellen (Situation-Behaviour-Impact). SBI-modellen er en ramme for at give klar og effektiv feedback. Den hjælper med at fokusere på specifikke handlinger i stedet for personlige egenskaber, hvilket gør feedback mere objektiv og konstruktiv.
- Situation: Beskriv den specifikke kontekst eller begivenhed, hvor adfærden fandt sted.
- Adfærd: Fokuser på de specifikke handlinger eller adfærd, der blev observeret, uden at komme med vurderinger.
- Indflydelse: Forklar, hvilken effekt adfærden havde på andre, teamet eller projektet.
Eksempel på fremhævelse af positiv adfærd med SBI-modellen:
- Situation: "Under vores sidste teammøde lagde jeg mærke til, at du proaktivt meldte dig til at lede det nye onboarding-projekt for klienten."
- Adfærd: "Du organiserede en detaljeret projektplan, satte klare milepæle og kommunikerede regelmæssigt opdateringer til teamet og klienten."
- Indflydelse: "Din ledelse sikrede en smidig onboarding-proces, hvilket imponerede klienten og forbedrede vores teams omdømme. Dette styrkede ikke kun vores forhold til klienten, men øgede også teamets moral og selvtillid i forhold til at håndtere fremtidige projekter."
Sæt mål og opfølgning
Hvorfor det er vigtigt:
At sætte klare mål giver retning og en følelse af formål. Regelmæssig opfølgning sikrer ansvarlighed og hjælper med at spore fremskridt, hvilket understreger vigtigheden af de aftalte handlinger.
Bedste praksis:
- Sæt sammen SMART-mål (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Se mere i vores Medarbejder Empowerment Toolbox guide.
- Gennemgå tidligere mødereferater for at spore fremskridt og adressere eventuelle udestående problemer.
- Brug et opgavestyringsværktøj til at holde styr på de aftalte mål.
- Dokumentér handlingspunkter og følg op på dem ved kommende møder.
Vis empati og støtte
Hvorfor det er vigtigt:
Empati styrker forholdet mellem leder og medarbejder og viser, at du bekymrer dig om din medarbejders trivsel. Støttende ledere kan hjælpe medarbejdere med at navigere udfordringer mere effektivt.
Bedste praksis:
- Anerkend personlige og professionelle udfordringer, din medarbejder kan stå over for.
- Tilbyd støtte, hvad enten det er ressourcer, fleksibilitet eller blot et lyttende øre.
- Fejr præstationer og milepæle ved at anerkende medarbejderens indsats og bidrag.
Er du i tvivl om, hvad du skal gøre?
Er du i tvivl om, hvad du skal gøre? bokse er designet som praktiske, let anvendelige værktøjskasser for ledere, der ønsker at forbedre deres beslutningstagning og ledelseskompetencer.
Eisenhower-matrixen til prioritering
Formål: At hjælpe med at prioritere opgaver og diskussioner under en-til-en møder.
Handlinger:
- Kategorisér opgaver og emner i fire kvadranter: Hastende, Ikke hastende, Vigtige og Uvigtige.
- Fokuser først på opgaver og spørgsmål, der falder ind under "Hastende"-kvadranten.
- Brug denne ramme til at strukturere dine en-til-en dagsordener og hjælpe medarbejderne med at prioritere deres arbejdsbyrde.
Fordele: Forbedrer fokus på højprioriterede spørgsmål og sikrer, at vigtige sager bliver håndteret effektivt.
SBI-modellen (Situation-Behaviour-Impact) til feedback
Formål: At give klar, objektiv og handlekraftig feedback.
Handlinger:
- Situation: Beskriv den specifikke kontekst, hvor adfærden opstod (f.eks. "Under gårsdagens teampræsentation...").
- Adfærd: Fokuser på de observerbare handlinger eller adfærd (f.eks. "Du tog føringen i at forklare den nye projektplan og svarede selvsikkert på spørgsmål.").
- Indflydelse: Forklar, hvilken effekt adfærden havde på andre, projektet eller teamet (f.eks. "Dette hjalp med at tydeliggøre projektets retning og øgede teamets selvtillid.").
- Brug SBI-modellen under dine en-til-en møder for at give balanceret, konstruktiv feedback, hvad enten den er positiv eller udviklingsorienteret.
Fordele: Giver struktureret, objektiv feedback, der hjælper medarbejdere med at forstå deres handlinger og indvirkningen, hvilket gør det lettere at gentage eller justere adfærd.
Målfastsættelsesteknikker og opfølgning
Formål: At sikre, at mål er klare, opnåelige og i overensstemmelse med teamets mål.
Handlinger:
- Sæt sammen SMART-mål (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) under en-til-en møder.
- Gennemgå regelmæssigt fremskridtene på disse mål og juster efter behov.
- Dokumentér mål og spor fremskridt ved hjælp af en simpel sporingsmetode eller værktøj.
Fordele: Sikrer, at mål er klare, og fremskridt er målbare, hvilket øger ansvarligheden.
Afslutningsvis
At have regelmæssige en-til-en møder med en klar dagsorden, hvor dit fokus ligger på aktiv lytning, at give konstruktiv feedback, sætte mål og vise empati og støtte er bedste praksis for at pleje åben kommunikation, tillid og medarbejdervækst. Ved at bruge disse praksisser konsekvent vil du styrke relationerne med dine teammedlemmer og drive både individuel og teammæssig succes.
Referencer
- Buckingham, M., & Goodall, A. (2016). How to Make Your One-on-Ones with Employees More Productive. Harvard Business Review. Retrieved from https://hbr.org/2016/08/how-to-make-your-one-on-ones-with-employees-more-productive (01.08.2024)
- Center for Creative Leadership. (n.d.). How to Give Constructive Feedback. Center for Creative Leadership. Retrieved from https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/giving-feedback-what-every-leader-needs-to-know/ (01.08.2024)
- Forbes Human Resources Council. (2018). The Importance Of Active Listening In The Workplace. Forbes. Retrieved from https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2018/08/31/the-importance-of-active-listening-in-the-workplace/ (01.08.2024)
- Gallup. (n.d.). The Power of Goal Setting: A Leader’s Guide to Aligning Employee Purpose and Performance. Gallup. Retrieved from https://www.gallup.com/workplace/247577/power-goal-setting-leader-guide-aligning-employee-purpose-performance.aspx (02.08.2024)
- Keller, S., & Meaney, M. (2018). The Boss Factor: Making the World a Better Place through Workplace Relationships. McKinsey & Company. Retrieved from https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-boss-factor-making-the-world-a-better-place-through-workplace-relationships (02.08.2024)
- MindTools. (n.d.). Running Effective Meetings. MindTools. Retrieved from https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_76.htm (02.08.2024)
- Society for Human Resource Management. (n.d.). How to Conduct a Performance Review. SHRM. Retrieved from https://www.shrm.org/resourcesandtools/tools-and-samples/how-to-guides/pages/conducting-a-performance-review.aspx (02.08.2024)
- https://engagedly.com/blog/importance-of-sbi-when-giving-feedback-in-workplace/ (07.08.2024)