Trivsel-dialoger er afgørende for at fremme en sund, produktiv og motiveret arbejdsstyrke. Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du gennemfører effektive trivsel-samtaler med dine teammedlemmer. Denne guide kombinerer evidensbaserede teknikker med praktiske metoder.
Hvad er en trivsel-dialog, og hvad er dens formål?
En kortfattet definition kan findes hos Brené Brown, forskningsprofessor ved University of Houston, som er kendt for sine indsigter i ledelse og personlig udvikling om sårbarhed, mod, skam og empati. Baseret på hendes bog “Dare to Lead (2018)” kan trivsel-dialoger defineres som følgende:
Definition: Trivselsdialoger er en form for modig og medfølende samtale, der centrerer sig om at forstå og støtte en medarbejders sundhed.
Formål: Målet er at fremme en kultur af sårbarhed og tillid, hvor medarbejderne kan drøfte deres udfordringer åbent – uden frygt for negative konsekvenser – og derved forbedre individuel og kollektiv modstandsdygtighed, engagement og produktivitet på arbejdspladsen.
Forberedelse og skab rammerne for en trivsel-dialog
Mål: Skab et trygt, ikke-dømmende rum, hvor medarbejderen føler sig tryg ved at dele sine tanker.
Praktiske trin:
- Vælg et roligt sted: Sørg for, at samtalen er privat, uforstyrret og fortrolig. Gennemfør helst samtalen personligt, for eksempel under en walk-and-talk, hvis arbejdsmiljøet tillader det.
- Sæt konteksten: Bekræft, at samtalen handler om deres trivsel og ikke er en præstationsvurdering.
Eksempel: Send en e-mail i forvejen, som f.eks. “Jeg vil gerne aftale et tidspunkt til at tale om, hvordan det går for dig personligt og professionelt. Dette er en uformel samtale om din trivsel, så vælg gerne et tidspunkt og sted, der passer bedst for dig.”
Aktiv lytning og åbne spørgsmål
Mål: Fremme åben kommunikation ved at lytte dybt og aktivt og ved at stille spørgsmål, der understøtter en god dialog.
Praktiske trin:
- Brug åbne spørgsmål: Undgå ja/nej spørgsmål. Stil spørgsmål, der opfordrer til refleksion og uddybning, såsom: “Hvordan har du det med din balance mellem arbejde og privatliv for tiden? Hvad vil du gerne have, at vi justerer?”
- Øv aktiv lytning: Show empathy by nodding, maintaining eye contact / looking into your camera, and verbally acknowledging their feelings with phrases like “I hear you” eller “I understand.” Gesticulation and verbal acknowledgement are even more important, when conducting the wellbeing dialogue online.
- Opsummér og reflekter: Parafrasér deres svar for at sikre forståelse og validering.
Eksempel: “Det lyder som om, du har følt dig overvældet af de seneste projektfrister. Kan du fortælle mig mere om, hvad der bidrager til det?”
Fokus på styrker og modstandsdygtighed
Mål: Fremhæv medarbejderens styrker og opmuntre til empowerment gennem positiv forstærkning.
Praktiske trin:
- Identificér styrker: Anerkend medarbejderens coping-mekanismer, færdigheder og positive bidrag – ikke kun deres præstation, da det ikke er formålet med denne type samtale.
- Knyt styrker til udfordringer: Opmuntre dem til at bruge deres styrker til at overvinde udfordringer. Foreslå f.eks., “Du er god til opgavestyring. Har du en idé om, hvordan du kan anvende den færdighed til at håndtere din nuværende arbejdsbyrde?”
- Opmuntre til problemløsning: I stedet for at tilbyde løsninger, styrk medarbejderen til at tænke over potentielle strategier for at forbedre deres trivsel, men gør det klart, at du og organisationen er villige til at støtte disse strategier.
Eksempel: “Jeg har bemærket, at trods udfordringerne har du været meget proaktiv i løbende at informere teamet på en gennemsigtig måde. Hvordan kan du anvende den samme styrke til at sikre, at du ikke tager for meget på dine egne skuldre? Hvordan kan jeg støtte dig her?”
Handlingsplan for trivsel
Mål: Samskab handlingsbare skridt for at forbedre trivsel og skabe en følelse af ejerskab over processen.
Praktiske trin:
- Samarbejd om løsninger: Spørg, “Hvad ville hjælpe dig med at føle dig mere afbalanceret eller støttet i din rolle?” Arbejd derefter sammen om at identificere realistiske skridt i forhold til de givne ressourcer.
- Sæt specifikke mål: Sørg for, at handlingerne er SMART (Specifikke, Målbare, Opnåelige, Relevante, Tidsbestemte) – for yderligere information om SMART-konceptet, se venligst Employee Empowerment Toolbox. Eksempler på mål inkluderer at tage korte pauser i arbejdstiden eller at sætte klare grænser for kommunikation uden for arbejdstiden.
- Følg op: Planlæg en opfølgningssamtale for at gennemgå fremskridt og justere planen efter behov i tide.
Eksempel: “Vil det hjælpe at planlægge korte, daglige pauser i din arbejds-kalender? Lad os også aftale et opfølgningsmøde om to uger for at se, hvordan det går.”
Håndtering af underliggende problemer
Mål: Identificér og håndtér eventuelle underliggende årsager, der kan påvirke medarbejderens trivsel, såsom arbejdsbyrde, teamdynamik eller personlige stressfaktorer i deres privatliv.
Praktiske trin:
- Afslør rodårsager: Spørg, “Hvad er den største stressfaktor for dig lige nu?” eller “Hvilke barrierer føler du påvirker din trivsel?”
- Giv ressourcer og støtte: Tilbyd organisatorisk støtte som justering af prioriteter og arbejdsbyrde. Eller forbind med EAP’er (Employee Assistance Programmes) som HOWDY, der giver adgang til trivselsressourcer som konsultationer om mental og fysisk sundhed, eller andre wellness-programmer eller fleksible arbejdsordninger.
- Overvåg fremskridt: Sørg for, at eventuelle ændringer har en positiv indvirkning ved at spørge, “Hvordan er tingene forbedret, siden vi implementerede disse ændringer?”
Eksempel: “Det lyder som om, de stramme deadlines er en stor kilde til din stress. Kunne vi diskutere at omfordele nogle opgaver i teamet for at hjælpe med at reducere presset?”
Løbende feedback og langsigtet trivsel
Mål: Etabler en løbende forpligtelse til trivsel som leder, men også ved at være et trivsel-rollemodel for dine lederkolleger og C-niveau, ved at skabe en feedbacksløjfe og en kultur af kontinuerlig støtte i din organisation.
Praktiske trin:
- Regelmæssige check-ins: Integrér trivsel-diskussioner i regelmæssige en-til-en samtaler eller teammøder. Spørg, “Hvordan har du det i denne uge?” og inviter medarbejderen til at dele opdateringer.
- Frem kollegial støtte: Opmuntre teammedlemmer til at støtte hinandens trivsel ved at lade dem arbejde sammen om opgaver, dele ideer åbent og sørge for, at ingen føler sig udenfor i diskussioner eller aktiviteter.
- Modellér trivsel-adfærd: Gå forrest ved at modellere balance mellem arbejde og privatliv, stresshåndteringsteknikker og selvomsorg.
Eksempel: “Ved vores næste en-til-en, lad os starte med en hurtig check-in på, hvordan du føler om din arbejdsbyrde. Jeg vil gøre det samme, så vi begge kan holde styr på tingene.”
Skabelse af en støttende og inkluderende kultur
Mål: Frem en kultur, hvor trivsel prioriteres på individuelle, team- og organisationsniveauer, for eksempel ved regelmæssigt at bruge HOWDY.
Praktiske trin:
- Åbn dialogen på individuelt niveau: Ved regelmæssigt at gennemføre en-til-en samtaler med dine teammedlemmer individuelt, giver du hver af dem muligheden for at åbne op for dig om udfordringer, de står overfor. Dette kan fremme følelsen af et trygt, støttende og ægte leder-medarbejder forhold, som igen fører til en følelse af inklusion og tilhørsforhold.
- Åbn dialogen på afdelingsniveau: Faciliter trivsel-diskussioner med hele teamet. Bed om fælles input til, hvad afdelingen kan gøre for at støtte trivsel og skabe handlingsorienterede initiativer.
- Opmuntre psykologisk sikkerhed: Forstærk, at det er okay at tale åbent om udfordringer – uden frygt for negative konsekvenser. Brug sprog som, “Jeg værdsætter ærlighed om, hvordan du har det; det hjælper os med at forbedre os som et team. Jeg vil inkludere mig selv i denne åbne og sårbare indstilling og vil ikke handle ud fra min lederrolle.”
- Anerkend og fejre fremskridt: Anerkend forbedringer og fejre små sejre for at holde momentum i gang, i stedet for at fokusere på fejl og mangler.
Eksempel: Sig under et teammøde, “Jeg vil gerne have, at alle deler, hvad der hjælper dem med at håndtere stress, for eksempel at tage en gåtur, motionere eller tale med en ven. Lad os drøfte sammen som et team, hvordan vi kan implementere nogle af disse praksisser på afdelingsniveau. Jeg starter først. (…)”
Er du i tvivl om, hvad du skal gøre?
Er du i tvivl om, hvad du skal gøre? bokse er designet som praktiske, let anvendelige værktøjskasser for ledere, der ønsker at forbedre deres beslutningstagning og ledelseskompetencer.
Inklusiv og autentisk ledelse
Formål: Opbyg tillid og respekt ved at være ægte og inkluderende i din ledelse.
Handlinger:
- Reflekter regelmæssigt over din ledelsesstil og søg feedback fra dit team gennem HOWDY-trivselsundersøgelsen.
- Del dine egne erfaringer og udfordringer for at skabe et trygt rum for en åben trivsel-dialog.
- Involver aktivt teammedlemmer i beslutningsprocesser og sørg for, at forskellige perspektiver bliver taget i betragtning.
Fordele: Styrker teamets sammenhold og tillid, samtidig med at det fremmer en kultur af inklusion og autenticitet.
Regelmæssige Check-In Surveys
Formål: Hurtigt vurdere teamets stemning og identificere områder, der kræver opmærksomhed og handling.
Handlinger:
- Gennemfør korte, anonyme undersøgelser regelmæssigt, f.eks. ugentligt eller hver anden uge.
- Inkludér spørgsmål om stressniveauer, arbejdsbyrde og teamdynamik. Du kan bruge de tilpassede undersøgelser i HOWDY for at opnå dette. Gennemgå resultaterne, del dem med dit team og tag fat på eventuelle bekymringer hurtigt.
Fordele: Giver realtidsindsigt i teamets trivsel og fremmer en kultur med åben kommunikation.
Taknemmelighed og anerkendelse
Formål: Frem en positiv atmosfære ved regelmæssigt at anerkende teammedlemmers bidrag.
Handlinger:
- Opret et fysisk eller digitalt rum, hvor teammedlemmer kan poste anerkendelsesnoter for hinanden, f.eks. i organisationens beskedapp.
- Opmuntre regelmæssig brug ved at anerkende små og store præstationer.
- Fremhæv bidrag i teammøder for at styrke kulturen af påskønnelse.
Fordele: Forbedrer moralen, styrker teamets sammenhold og øger den samlede jobtilfredshed og motivation.
Afslutningsvis
Trivsel-dialoger er et kraftfuldt værktøj til at fremme et inkluderende og modstandsdygtigt team. Husk at fokusere på at have åbne, støttende og regelmæssige samtaler om trivsel med dine individuelle teammedlemmer, hvilket på længere sigt vil skabe en tillidsfuld og engageret arbejdskultur.
Referencer
- Brown, B. (2018). Dare to Lead: Brave Work. Tough Conversations. Whole Hearts. Random House.
- Goleman, D. (1995). Emotional Intelligence: Why It Can Matter More Than IQ. Bantam Books.
- Luthans, F., Youssef-Morgan, C. M., & Avolio, B. J. (2015). Psychological Capital and Beyond. Oxford University Press.
- Maslach, C., & Leiter, M. P. (2016). Burnout: The Cost of Caring. ISHK.
- Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2000). Self-determination theory and the facilitation of intrinsic motivation, social development, and well-being. American Psychologist, 55(1), 68-78.
